Anschreiben: wer wie viel offen hat, in einer Liste

So wird angeschrieben

Zahlt der Kunde beim Abschluss nicht den vollen Betrag, erfassen Sie den bezahlten Teil als Zahlung; der Rest kommt automatisch als Saldo auf sein Kundenkonto. Im Schnellverkauf gibt es dafür die Schaltfläche „Anschreiben“. Voraussetzung ist ein ausgewählter Kunde. Ohne Namen wird nicht angeschrieben, denn ein offener Betrag gehört immer zu einer Person.

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   Kunden wählen

   Wählen Sie auf der Rechnung die Kundenkartei aus oder legen Sie den Kunden neu an; die Telefonnummer hilft später beim Suchen.

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   Bezahlten Teil erfassen

   Hat der Kunde einen Teil bezahlt, tragen Sie ihn als bar, Karte oder Überweisung ein.

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   Rest anschreiben

   Schließen Sie die Rechnung ab; der offene Rest steht auf dem Kundenkonto und in der Liste der offenen Posten.

Die Liste der offenen Posten

Oben in der Ansicht Anschreiben stehen der gesamte offene Betrag und die Zahl der Kunden mit Saldo. In der Liste sehen Sie für jeden Kunden den Saldo, die Anzahl der angeschriebenen Rechnungen, das Datum des ältesten offenen Betrags und den letzten Besuch. Sie suchen nach Name oder Telefonnummer und rufen den Kunden mit einem Tipp direkt an. Das Datum des ältesten Betrags zeigt, welche Forderung gerade in Vergessenheit gerät.

Zahlung erfassen

Bringt der Kunde das Geld, tippen Sie in der Liste auf „Zahlung erfassen“ und geben Betrag und Zahlungsart ein. Die Zahlung landet mit ihrer Zahlungsart in der Kasse und erscheint im Tagesabschluss. Zahlt der Kunde mehr, als offen ist, kann der Überschuss als Anzahlung auf seinem Konto bleiben; der Saldo steht dann im Guthaben. Teilzahlungen gehen ebenso, der Saldo sinkt um den gezahlten Betrag. Wie das in der Kasse aussieht: Kasse und Ausgaben.

Erinnern: freundlich und regelmäßig

Einen offenen Betrag persönlich anzusprechen, fällt niemandem leicht. Schalten Sie in Makastam die Zahlungserinnerung ein, bekommen Kunden mit Saldo, die mit Telegram verbunden sind, einmal pro Woche am Montagmorgen eine freundliche Nachricht. Wer in den letzten sieben Tagen schon erinnert wurde, bekommt keine weitere. Den Text passen Sie in den Vorlagen an Ihren Ton an. Erinnerungen per WhatsApp kommen demnächst. Die Einstellungen finden Sie unter Erinnerungen per Telegram.

Storno und Wiederöffnen: Der Saldo korrigiert sich

Wird eine angeschriebene Rechnung storniert oder wieder geöffnet und geändert, passt sich der Saldo des Kunden automatisch an. Nichts wird durchgestrichen oder radiert; der Vorgang steht mit Name und Begründung im Protokoll. In der Kundenkartei sehen Sie den aktuellen Saldo und die früheren Rechnungen ebenfalls. Woher der offene Betrag stammt, zeigt jederzeit die zugehörige Rechnung.

Für wen passt Anschreiben?

• Der Barbershop im Viertel: Stammkunden zahlen am Monatsende, und kein Zettel geht verloren.
• Salons mit Geschäftsnachbarn als Kunden: Der Kioskbesitzer und seine Angestellten haben jeweils ein eigenes Konto.
• Friseursalon mit Familienkunden: Mutter, Tochter und Kinder stehen in eigenen Karteien, der offene Betrag dort, wo er hingehört.

Ob und wie lange Sie Kunden anschreiben lassen, entscheiden Sie selbst. Wie offene Forderungen in Ihrer Buchhaltung behandelt werden, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Was Makastam kostet, steht unter Preise.