Kundenkartei: die Geschichte jedes Kunden an einem Ort

Was in der Kartei steht

• Kontaktdaten und, wenn gewünscht, das Geburtsdatum.
• Notizen: Farbrezeptur, Schnittanleitung, Allergien oder Hinweise wie „mag beim Schneiden lieber Ruhe“.
• Frühere Rechnungen: welche Leistung, bei welchem Mitarbeiter, wann.
• Termine: anstehende und solche, zu denen der Kunde nicht erschienen ist.
• Letzter Besuch und Anzahl der Besuche, automatisch aktualisiert.
• Offener Betrag aus dem Anschreiben.
• Werbeeinwilligung und Status der Telegram-Verbindung.

Nicht erschienene Termine werden mitgezählt

Kommt ein Kunde nicht zu seinem Termin, markieren Sie ihn im Kalender als „Nicht erschienen“. In der Kundenkartei steht dann, wie oft das schon vorkam. Wer öfter fehlt, bekommt vor dem nächsten Termin vielleicht eine Bestätigungsnachricht oder eher nicht den begehrten Samstagvormittag. Weitere Ideen im Ratgeber No-Shows reduzieren.

„Wir vermissen Sie“ und Geburtstagsgruß

Wer lange nicht mehr da war, fällt im Alltag kaum auf; Makastam behält das für Sie im Blick. In den Einstellungen legen Sie fest, nach wie vielen Tagen ohne Besuch ein Kunde eine „Wir vermissen Sie“-Nachricht bekommt. Steht ein Geburtsdatum in der Kartei, geht am Geburtstag ein Gruß raus, einmal im Jahr. Diese Nachrichten gehen nur an Kunden mit Werbeeinwilligung und nur tagsüber nach der Ortszeit Ihres Salons.

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   Einwilligung einholen

   Setzen Sie den Haken für die Werbeeinwilligung in der Kartei, oder der Kunde setzt ihn selbst bei der Online-Buchung. Die Einwilligung muss ausdrücklich vom Kunden kommen; was DSGVO und Wettbewerbsrecht im Einzelnen verlangen, lassen Sie im Zweifel prüfen.

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   Mit Telegram verbinden

   Erstellen Sie in der Kartei einen persönlichen Telegram-Link; der Kunde tippt darauf oder scannt den QR-Code. Der Link ist einmal nutzbar und eine Woche gültig.

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   Nachrichten einschalten

   Schalten Sie in den Nachrichteneinstellungen „Wir vermissen Sie“ und den Geburtstagsgruß ein, legen Sie die Zahl der Tage fest und passen Sie den Text an Ihren Ton an.

Die Nachrichten gehen kostenlos über den Telegram-Bot von Makastam; mit /stop meldet sich der Kunde jederzeit ab. Versand per WhatsApp demnächst. Mehr dazu unter Erinnerungen per Telegram.

Wie sich die Kartei füllt

Von Hand ausfüllen müssen Sie die Kartei kaum. Bucht ein Kunde online, kommen Name und Telefonnummer automatisch hinein; wer mit derselben Nummer wiederkommt, bekommt keine zweite Kartei, sondern landet in seiner bestehenden. Telefonnummern werden einheitlich gespeichert, ob jemand die Nummer mit führender Null oder mit Ländervorwahl eingibt. Mit jeder abgeschlossenen Rechnung werden letzter Besuch und Besuchszahl aktualisiert. Schreibt ein Kunde über Telegram an den Salon, verknüpfen Sie das Gespräch im Postfach „Nachrichten“ mit seiner Kartei. Sie schreiben nur die Notizen, und die sind ohnehin das Wertvollste.

Wer sieht was, und wem gehören die Daten?

Die Kundendaten gehören Ihrem Salon; die Daten jedes Salons werden getrennt von allen anderen gespeichert. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Termine und ihre eigenen Rechnungspositionen. Im Kundenbericht sehen Sie neue und wiederkehrende Kunden, die häufigsten Besucher und wer lange nicht da war, und exportieren den Bericht jederzeit nach Excel. Wie Sie Ihre Kunden nach DSGVO über die Speicherung informieren, legen Sie als Salon fest.

Im Friseursalon sind Farb- und Pflegehistorie der meistgenutzte Teil der Kartei, im Barbershop die Schnittanleitung, im Kosmetikstudio die Behandlungsnotizen. Beispiele für Ihren Salontyp finden Sie unter Friseursalon. Offene Beträge in der Kartei stammen aus dem Anschreiben; die Pakete stehen unter Preise.