Rollen und Mitarbeiterzugang: Jeder sieht seinen Teil

Fünf Rollen, fünf Ansichten

• Inhaber: alles. Umsatz, Kasse, Ausgaben, Provisionen, Berichte, Einstellungen und Benutzer. Abrechnungszeiträume freigeben darf nur der Inhaber.
• Salonleitung: das Tagesgeschäft mit Terminen, Rechnungen, Kasse, Berichten und Einstellungen, im Rahmen dessen, was der Inhaber freigibt.
• Empfang (Rezeption): Terminkalender, Rechnungen, Zahlungen und Schnellverkauf. Hält die Warteschlange in Bewegung und füllt die Kasse.
• Friseur / Mitarbeiter: nur die eigenen Termine, die eigenen Rechnungspositionen und der eigene Verdienst.
• Buchhaltung: Zahlungen, Ausgaben, Rechnungen und Berichte; exportiert die Daten, etwa für das Steuerbüro.

Die Mitarbeiteransicht: Was steht heute an, was habe ich verdient?

Meldet sich ein Mitarbeiter morgens am Handy an, sieht er zuerst seinen Tag: wie viele Termine, wer wann kommt. Den Kalender der Kollegen, den Salonumsatz und die Kasse gibt es in seiner Ansicht nicht. Unter „Mein Verdienst“ sieht er, was er heute bisher verdient hat, was insgesamt offen ist und die Aufstellung nach Positionen; mit jeder abgeschlossenen Rechnung steigt die Zahl von selbst.

Gibt der Salon einen Abrechnungszeitraum frei oder rechnet den Mitarbeiter ab, bestätigt er das in seiner Ansicht oder widerspricht mit einer Notiz. So läuft die Diskussion „Da fehlt doch was“ nicht abends an der Kasse, sondern über die Buchungen. Wie die Abrechnung entsteht, steht unter Mitarbeiter-Provision.

Die Sprache des Panels stellt jeder Benutzer selbst ein: Deutsch, Türkisch, Englisch, Russisch oder Arabisch. Der Inhaber arbeitet auf Türkisch, die neue Kollegin auf Deutsch, und beide sehen dieselben Daten. Das Panel läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer, eine App muss niemand installieren.

Was Mitarbeiter nicht können

Die Mitarbeiterrolle ändert keine Beträge, gibt keine Rabatte, kassiert nicht und schließt keine Rechnungen ab. Das ist kein Misstrauen, sondern sorgt für Ruhe: Geld läuft über die Person mit Kassenberechtigung. Manche Salons möchten, dass Mitarbeiter den Preis mit ihren Kunden selbst absprechen. Dafür erlauben Sie in den Einstellungen, dass Mitarbeiter den Preis ihrer eigenen Positionen ändern. Rabatt, Kassieren und Abschließen bleiben trotzdem gesperrt, und jede Position mit Abweichung vom Listenpreis erscheint im Tagesabschluss.

Storno und Rabatt mit Protokoll

Stornos und Rabatte brauchen eine Berechtigung und gehen nicht ohne Begründung. Wer, wann und warum, steht im Aktivitätsprotokoll und im Kontrollteil des Tagesabschlusses. Wird eine abgeschlossene Rechnung wieder geöffnet oder storniert, korrigieren sich Kasse, offene Posten und Provision von selbst; die Spur bleibt erhalten. Es geht nicht darum, jemanden zu beschuldigen, sondern darum, dass die Antwort parat ist, wenn jemand fragt. Mehr dazu unter Rechnung und Schnellverkauf und Kasse und Ausgaben.

Filialen und einfache Ansicht

Haben Sie mehrere Filialen, ordnen Sie jeden Benutzer einer Filiale zu. Mitarbeiter, Empfang und Buchhaltung einer Filiale sehen nur deren Buchungen; Inhaber und Salonleitung wählen oben die Filiale oder sehen alle zusammen. Auch der Lagerbestand wird je Filiale geführt, mit Umbuchungen zwischen den Filialen.

Für Kollegen, die mit Technik wenig am Hut haben, gibt es die einfache Ansicht: Im Menü bleiben nur die wenigen Bereiche, die im Alltag gebraucht werden. Die Glocke zeigt neue Online-Buchungen und anstehende Termine, auf Wunsch mit Ton; der Empfang verpasst keine Buchung.

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   Mitarbeiter anlegen

   Mitarbeiter mit Arbeitszeiten und angebotenen Leistungen eintragen.

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   Benutzer einrichten

   Für jeden ein eigenes Login mit seiner Telefonnummer anlegen und die Rolle wählen; den Benutzer des Mitarbeiters mit seinem Mitarbeitereintrag verknüpfen.

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   Rechte festlegen

   Entscheiden, ob Mitarbeiter den Preis ihrer eigenen Positionen ändern dürfen, und Filialen zuordnen.

Wer den ersten Mitarbeiter einstellt, sollte Rollen und Vergütung von Anfang an klären; das erspart späteren Streit. Hinweise dazu im Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen.