الأدوار وحسابات الدخول: كل شخص يرى عمله

خمسة أدوار وخمس طرق للعرض

• المالك: كل شيء. الإيرادات، والصندوق، والمصروفات، وعمولات الموظفين، والتقارير، والإعدادات، والمستخدمون. واعتماد فترة الاحتساب قرار المالك.
• المدير: يدير الصالون يومًا بيوم، من الجدول والفواتير إلى الصندوق والتقارير والإعدادات، ضمن الصلاحيات التي يمنحها المالك.
• الاستقبال: جدول المواعيد، والفواتير، والمدفوعات، والبيع السريع. يحافظ على سير الدور وامتلاء الصندوق.
• المصفف: مواعيده هو فقط، وبنوده في الفواتير، وأرباحه.
• المحاسب: المدفوعات، والمصروفات، والفواتير، والتقارير مع إمكانية التصدير، دون تشغيل الصندوق.

شاشة المصفف: ماذا عندي اليوم، وكم ربحت؟

حين يفتح المصفف حسابه على هاتفه صباحًا، أول ما يراه يومه هو: كم موعدًا، ومن سيأتي ومتى. جداول زملائه وإيرادات الصالون والصندوق لا تظهر على شاشته أصلًا. وفي «أرباحي» يرى ما ربحه اليوم حتى الآن، ورصيده الإجمالي، وتفصيلًا بندًا بندًا، ويرتفع الرقم من تلقاء نفسه مع إغلاق كل فاتورة.

وعندما يعتمد الصالون فترة الاحتساب أو يسوّي حساب المصفف، يستطيع المصفف تأكيدها من شاشته أو كتابة ملاحظة للاعتراض. بهذا يدور أي نقاش من نوع «نسيتم بندًا» حول السجلات، لا عند الصندوق وقت الإغلاق. طريقة حساب الأرقام: عمولات الموظفين.

ما لا يستطيع المصفف فعله

دور المصفف لا يستطيع تعديل المبالغ أو منح الخصومات أو تحصيل الدفعات أو إغلاق الفواتير. الأمر ليس مسألة ثقة، بل راحة بال للجميع، لأن المال لا يتحرك إلا عبر من لديه صلاحية الصندوق. وبعض الصالونات تفضّل أن يتفق المصفف على السعر مع عملائه، لذلك يمكنك السماح للمصففين بتغيير سعر بنودهم هم فقط. أما الخصومات وتحصيل الدفعات وإغلاق الفواتير فتبقى خارج صلاحياتهم، وكل بند احتُسب بسعر يختلف عن سعر القائمة يظهر في تقرير نهاية اليوم.

الإلغاءات والخصومات مسجّلة

إلغاء فاتورة أو منح خصم يحتاج إلى الصلاحية المناسبة وإلى ذكر السبب. من فعل ذلك ومتى ولماذا يبقى في سجل النشاط، ويظهر في قسم المراجعة في تقرير نهاية اليوم. وإذا أُعيد فتح فاتورة مغلقة أو أُلغيت، يتصحّح الصندوق والديون والعمولات من تلقاء نفسها، ويبقى الأثر محفوظًا. الهدف ليس الإيقاع بأحد، بل أن يكون الجواب جاهزًا حين يسأل أحد.

الفروع والوضع المبسّط

إذا كان لديك أكثر من فرع، تربط كل مستخدم بفرع. المصففون والاستقبال والمحاسبون المرتبطون بفرع لا يرون إلا سجلات ذلك الفرع، أما المالك والمدير فيستطيعان التبديل بين الفروع من الشريط العلوي أو رؤيتها كلها معًا. والمخزون أيضًا يُحفظ لكل فرع، مع إمكانية نقل المخزون بين الفروع. وهذا مفيد كذلك لمن يدير صالونًا للرجال وآخر للنساء بشكل منفصل: كل صالون فرع بفريقه وجدوله.

ولأفراد الفريق الذين لا يحبون التقنية كثيرًا يوجد الوضع المبسّط: تتقلص القائمة إلى الشاشات القليلة التي يحتاجونها في العمل اليومي. ويعرض جرس التنبيهات الحجوزات الإلكترونية الجديدة والمواعيد القريبة، مع صوت اختياري، فلا يفوت الاستقبال أي حجز.

ويختار كل شخص أيضًا اللغة التي يعمل بها. قد يستخدم المالك العربية، بينما يفضّل أحد المصففين الإنجليزية أو التركية أو الروسية أو الألمانية، ويحتفظ كل حساب بإعداده الخاص. وهذا عملي في الفرق متعددة الجنسيات.

1. 1

   أضف فريقك

   أنشئ لكل مصفف ملفًا بساعات عمله والخدمات التي يقدّمها.

2. 2

   أنشئ حسابات الدخول

   امنح كل شخص حسابًا برقم هاتفه واختر دوره، واربط حساب المصفف بسجله في قائمة الموظفين.

3. 3

   حدّد الصلاحيات

   قرّر هل يستطيع المصففون تغيير سعر بنودهم، وإلى أي فرع ينتمي كل شخص.

حين توظّف أول مصفف لديك، فإن الاتفاق على الأدوار وقاعدة العمولة من البداية يوفّر خلافات لاحقة. اقتراحاتنا في دليل توظيف أول مصفف.