Закрытие кассы в конце дня, шаг за шагом

Зачем закрывать кассу каждый день

Расхождение легко найти, пока оно маленькое, и почти невозможно, когда оно выросло. Искать разницу за неделю задним числом — это гадание; сегодняшняя разница обычно сводится к одному чеку. Регулярное закрытие защищает и мастеров, и администратора: каждый знает, что его день закрыт чисто, и в воздухе не висят подозрения.

Цель — не поймать кого-то, а аккуратно закрыть день. Большинство расхождений не умышленные. Это оплата, записанная не тем способом, забытый расход или чек, который так и остался открытым.

Хорошие привычки в течение дня делают вечер простым. Если каждая оплата сразу записывается с правильным способом, каждая выдача наличных из ящика отмечается в момент выдачи, а чек закрывается, когда клиент уходит, закрытие кассы сводится к пересчёту и сверке. Всё, что откладывается до вечера, держится на памяти, а после загруженной субботы память — самое слабое звено.

Порядок закрытия кассы

1. 1

   Закройте открытые чеки

   Ни один сегодняшний чек не должен остаться открытым и неоплаченным. Если клиент ушёл, не заплатив всю сумму, запишите остаток ему в долг, а не оставляйте чек открытым.

2. 2

   Разделите оплаты по способам

   Посмотрите отдельно итоги по наличным, картам и банковским переводам. Сравните сумму по картам с итоговым отчётом платёжного терминала (сверкой итогов), а переводы — с банковским счётом.

3. 3

   Отметьте внесения и выдачи

   Деньги, взятые из ящика в течение дня (на покупку материалов, аванс, размен), и деньги, внесённые в кассу, должны быть записаны.

4. 4

   Внесите расходы

   Мелкие покупки — краска у поставщика, средства для уборки, кофе и молоко — записываются с категорией.

5. 5

   Пересчитайте наличные и сравните

   Пересчитайте ящик и сравните сумму с ожидаемым остатком наличных на экране.

6. 6

   Проверьте скидки и отмены

   Пройдитесь по скидкам и отменённым чекам за день. У каждого есть причина?

При пересчёте отложите размен, который остаётся в ящике на завтра, и запишите его как сумму на начало следующего дня. Если каждое утро начинается с одинакового размена, вечерний расчёт становится проще.

Чаевые и долги клиентов — отдельно

Чаевые — не выручка, и именно они чаще всего путают кассу. Чаевые, добавленные на терминале, никогда не попадают в ящик наличными, но если мастеру выдают их наличными, они из ящика уходят. Всегда учитывайте чаевые отдельно и смотрите на них отдельно в конце дня — тогда и отчёт о выручке останется точным.

Продажа в долг — это продажа, которую ещё не оплатили. При закрытии чека неоплаченная часть записывается на баланс клиента и не должна отражаться как деньги в кассе. Если клиент сегодня гасит старый долг, эта оплата попадает в кассу тем способом, которым он заплатил. Как держать долги под контролем, читайте на странице долги клиентов.

Отклонения от прайса

Часть услуг будет пробита не по цене прайса: округление вниз для постоянного клиента, доплата за длинные волосы, цена комплекса. Это нормально, но должно быть видно. При закрытии кассы просмотрите позиции, цена которых отличается от прайса. Если один мастер всегда ниже прайса или одна услуга постоянно продаётся по другой цене, значит, либо прайс устарел, либо появилась привычка, о которой стоит поговорить.

Что делать, если касса не сходится

• Сначала проверьте способы оплаты: оплата картой могла быть записана как наличные, или наоборот.
• Есть ли незаписанная выдача наличных? Деньги на материалы, аванс или размен забывают чаще всего.
• Нет ли чека, оставленного открытым или закрытого не на ту сумму? Отсортируйте чеки за день по сумме и просмотрите список.
• Не попали ли в кассу чаевые? Чаевые с карты, выданные мастеру наличными, создают недостачу в ящике.
• Если не нашли причину, запишите сумму и вероятную причину и вернитесь к ней завтра. Никогда не удаляйте записи, чтобы цифры сошлись.

Когда причина найдена, исправляйте запись, а не удаляйте и вносите заново: поменяйте способ оплаты или добавьте забытый расход с датой того дня. Если история сохраняется, видно и то, повторяется ли одна и та же ошибка. Если повторяется, проблема в процессе, а не в человеке; обычно хватает понятного правила для чаевых с карты или отметки каждый раз, когда наличные покидают ящик.

Итоги дня в Makastam

В Makastam каждая оплата за день записывается со своим способом. Страница касса и расходы показывает отдельно оплаты по способам, ручные внесения и выдачи наличных, расходы и итог; чаевые выводятся отдельно и не считаются выручкой. Аванс мастеру записывается как выдача наличных и удерживается из его заработка.

Отчёт за день собирает выручку, способы оплаты и кассу на одном экране, а скидки, отмены и позиции с ценой не по прайсу перечисляет отдельно. Для отмены чека или скидки нужны права и причина, и всё записывается с именем сотрудника. Владелец получает итоги дня по электронной почте и уведомлением, а если подключит Telegram, то и туда. Пересчитать ящик — по-прежнему ваша задача: экран показывает, сколько должно быть, а вы считаете, сколько есть.