Tagesabschluss der Kasse im Salon

Warum ein täglicher Abschluss wichtig ist

Eine Kassendifferenz findet man, solange sie klein ist. Eine Woche rückwärts zu suchen ist fast aussichtslos; die Differenz von heute Abend klärt sich dagegen oft mit dem Blick auf einen einzigen Beleg. Ein regelmäßiger Abschluss schützt auch das Team: Jede Mitarbeiterin und der Empfang wissen, dass ihr Tag sauber abgeschlossen ist, und kein Verdacht bleibt im Raum stehen.

Es geht nicht darum, jemanden zu ertappen, sondern den Tag sauber abzuschließen. Die meisten Differenzen sind keine Absicht, sondern eine falsch erfasste Zahlungsart, eine vergessene Ausgabe oder ein offen gebliebener Beleg.

Was den Abschluss leicht macht, sind die Gewohnheiten während des Tages. Wird jede Zahlung sofort mit der richtigen Zahlungsart erfasst, jede Entnahme direkt notiert und jeder Beleg abgeschlossen, solange der Kunde noch an der Theke steht, bleibt abends nur noch Zählen und Vergleichen. Jede Buchung, die auf den Abend verschoben wird, verlässt sich auf das Gedächtnis – und nach einem vollen Samstag ist das Gedächtnis die schwächste Stelle.

Die Reihenfolge beim Abschluss

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   Offene Belege abschließen

   Kein Beleg des Tages sollte ohne Zahlung offen bleiben. Ist ein Stammkunde gegangen, ohne zu zahlen, schreiben Sie den Rest an, statt den Beleg offen zu lassen.

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   Zahlungen nach Zahlungsart trennen

   Bar, Karte und Überweisung getrennt betrachten. Die Kartensumme mit dem Kassenschnitt des EC-/Kartenterminals abgleichen, Überweisungen mit dem Bankkonto.

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   Kasseneingänge und -ausgänge erfassen

   Geld, das tagsüber aus der Kasse genommen wurde (Einkauf, Vorschuss, Wechselgeld holen), und Geld, das eingelegt wurde, muss gebucht sein.

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   Ausgaben eintragen

   Kleine Ausgaben wie Farbe aus dem Großhandel, Reinigungsmittel oder Kaffee mit Kategorie erfassen.

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   Bargeld zählen und vergleichen

   Das Bargeld in der Schublade zählen und mit dem Soll-Bestand auf dem Bildschirm vergleichen.

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   Rabatte und Stornos prüfen

   Die Liste der Rabatte und Stornos des Tages durchsehen: Hat jeder Eintrag eine Begründung?

Notieren Sie beim Zählen auch das Wechselgeld, das in der Schublade bleibt, als Anfangsbestand für den nächsten Tag. Wer jeden Morgen mit demselben Betrag startet, hat abends eine einfachere Rechnung.

Trinkgeld und Anschreiben getrennt halten

Trinkgeld ist kein Umsatz und der Posten, der die Kasse am häufigsten durcheinanderbringt. Wird es per Karte gegeben, kommt es nicht als Bargeld in die Kasse; wird es dem Mitarbeiter aber bar ausgezahlt, verlässt es die Schublade. Erfassen Sie Trinkgeld deshalb immer gesondert und betrachten Sie es beim Abschluss getrennt – so bleibt auch Ihr Umsatzbericht sauber.

Anschreiben ist ein Verkauf, der noch nicht bezahlt ist. Beim Abschließen des Belegs wird der offene Betrag dem Kunden angeschrieben und nicht so behandelt, als sei er in die Kasse gegangen. Zahlt jemand tagsüber eine alte Schuld, fließt diese Zahlung mit ihrer Zahlungsart in die Kasse. Wie Sie offene Beträge im Blick behalten, lesen Sie unter Anschreiben.

Abweichungen vom Listenpreis

Im Laufe des Tages werden manche Leistungen zu einem anderen Preis berechnet: Aufrunden für Stammkunden, Aufpreis für langes Haar, ein Kombipreis. Das ist normal, sollte aber sichtbar sein. Werfen Sie beim Abschluss einen Blick auf Positionen, die vom Listenpreis abweichen. Berechnet jemand regelmäßig weniger oder wird eine Leistung systematisch anders verkauft, ist entweder Ihre Preisliste nicht aktuell oder es gibt eine Gewohnheit, über die man sprechen sollte.

Was tun bei einer Kassendifferenz?

• Zuerst die Zahlungsarten prüfen: Eine Kartenzahlung kann als Bar erfasst worden sein oder umgekehrt.
• Gibt es eine nicht gebuchte Entnahme? Geld für Einkauf, Vorschuss oder Wechselgeld ist der am häufigsten vergessene Posten.
• Ist ein Beleg offen geblieben oder mit falschem Betrag abgeschlossen worden? Sortieren Sie die Belege des Tages nach Betrag.
• Ist Trinkgeld in die Kasse gerutscht? Bar ausgezahltes Kartentrinkgeld lässt die Schublade kleiner aussehen.
• Finden Sie die Ursache nicht, notieren Sie Betrag und mögliche Ursache und sehen Sie am nächsten Tag noch einmal nach. Löschen Sie keine Einträge, um eine Differenz zu verdecken.

Haben Sie die Ursache gefunden, korrigieren Sie den Eintrag, statt ihn zu löschen und neu anzulegen: die falsche Zahlungsart berichtigen, die vergessene Ausgabe mit dem Datum des Tages erfassen. Bleibt die Historie erhalten, sehen Sie auch, ob sich derselbe Fehler wiederholt. Tritt eine Differenz immer wieder auf, liegt das Problem meist im Ablauf, nicht bei einer Person – oft genügt eine klare Regel für Kartentrinkgeld oder die Pflicht, jede Entnahme sofort zu notieren.

Tagesabschluss mit Makastam

In Makastam wird jede Zahlung mit ihrer Zahlungsart gebucht. Unter Kasse und Ausgaben sehen Sie Zahlungen nach Zahlungsart, manuelle Kasseneingänge und -ausgänge, Ausgaben und den Saldo getrennt; Trinkgeld wird gesondert und nicht im Umsatz ausgewiesen. Ein Vorschuss an Mitarbeiter wird als Kassenausgang gebucht und mit der Vergütung verrechnet.

Der Bericht „Tagesabschluss“ fasst Umsatz, Zahlungsarten und Kasse auf einer Seite zusammen; Rabatte, Stornos und Abweichungen vom Listenpreis werden zusätzlich aufgelistet. Storno und Rabatt auf einem Beleg erfordern Berechtigung und Begründung und werden mit Namen protokolliert. Der Inhaber erhält abends eine Zusammenfassung per E-Mail und als Benachrichtigung im Panel, auf Wunsch auch über Telegram. Das Bargeld zählen Sie selbst: Der Bildschirm zeigt den Soll-Bestand, Sie zählen den Ist-Bestand in der Schublade.