Gün sonu kasa kapanışı adım adım

Gün sonu kapanışı neden önemli?

Kasa farkı küçükken bulunur, büyüyünce bulunmaz. Bir haftalık farkı geriye doğru takip etmek neredeyse imkânsızdır; o akşamki farkı bulmak ise çoğu zaman tek bir adisyona bakmakla çözülür. Düzenli kapanış, ustalar ve resepsiyon için de bir güvencedir: herkes kendi gününün tutarlı kapandığını bilir, şüphe havada kalmaz.

Kapanışın amacı birini yakalamak değil, günün hesabını temiz kapatmaktır. Farkların büyük kısmı bilerek yapılmış değil; yanlış yazılmış bir ödeme yöntemi, unutulmuş bir gider ya da açık kalmış bir adisyondur.

Kapanışı kolaylaştıran şey gün içindeki alışkanlıklardır. Her ödeme alındığı anda doğru yöntemle yazılırsa, her kasa çıkışı o an kaydedilirse ve adisyonlar müşteri kalkarken kapatılırsa, akşam yapılacak iş yalnız saymak ve bakmaktan ibaret kalır. Akşama bırakılan her kayıt ise hafızaya güvenmek demektir ve yoğun bir cumartesinin sonunda hafıza en zayıf noktadır.

Kapanış sırası

1. 1

   Açık adisyonları kapatın

   Gün içinde açılıp ödemesi alınmamış adisyon kalmasın. Müşteri ödemeden çıktıysa kalan tutarı veresiyeye yazın; açık bırakmayın.

2. 2

   Tahsilatları yönteme göre ayırın

   Nakit, kart ve havale toplamlarını ayrı ayrı görün. Kart toplamını POS cihazının gün sonu fişiyle, havaleyi banka hesabıyla karşılaştırın.

3. 3

   Kasa giriş ve çıkışlarını işleyin

   Gün içinde kasadan alınan para (malzeme alımı, avans, bozuk para) ve kasaya konan para kayda geçmiş olsun.

4. 4

   Giderleri girin

   Öğlen alınan boya, temizlik malzemesi, çay-kahve gibi küçük giderler kategoriyle kaydedilsin.

5. 5

   Nakdi sayın ve karşılaştırın

   Çekmecedeki nakdi sayın; ekranda olması gereken nakitle karşılaştırın.

6. 6

   İskonto ve iptallere bakın

   Gün içinde yapılan iskonto ve iptallerin listesini gözden geçirin; her birinin gerekçesi var mı?

Sayım sırasında çekmecede bıraktığınız bozuk parayı da bir sonraki günün başlangıç tutarı olarak not edin. Her sabah aynı tutarla başlamak, akşam hesabını sadeleştirir.

Bahşiş ve veresiye ayrı tutulur

Bahşiş ciro değildir ve kasa hesabını en çok karıştıran kalemdir. Kartla bırakılan bahşiş kasaya nakit olarak girmez ama ustaya nakit verilirse çekmeceden çıkar. Bahşişi her zaman ayrı yazın ve gün sonunda ayrı görün; böylece ciro raporunuz da bozulmaz.

Veresiye ise tahsil edilmemiş satıştır. Adisyonu kapatırken ödenmeyen kısım müşterinin hesabına yazılmalı, kasaya girmiş gibi gösterilmemelidir. Gün içinde eski bir borç için ödeme alındıysa, bu tahsilat da yöntemine göre kasaya girer. Veresiyeyi düzenli takip etmek için veresiye defteri sayfasına bakabilirsiniz.

Liste fiyatından farklar

Gün içinde bazı hizmetler liste fiyatından farklı alınabilir: sürekli müşteriye yuvarlama, uzun saçta fark, paket fiyatı. Bunlar normaldir ama görünür olmalıdır. Kapanışta liste fiyatından farklı alınan satırlara bir göz atın. Bir usta sürekli düşük fiyat alıyorsa ya da bir hizmet sistematik olarak farklı satılıyorsa, ya fiyat listeniz güncel değildir ya da konuşulması gereken bir alışkanlık vardır.

Fark çıkarsa ne yapmalı?

• Önce ödeme yöntemlerine bakın: kartla alınan bir ödeme nakit diye yazılmış olabilir ya da tersi.
• Kayda geçmemiş kasa çıkışı var mı? Malzeme, avans, bozuk para için çekmeceden alınan para en sık unutulan kalemdir.
• Kapanmamış ya da yanlış tutarla kapanmış adisyon var mı? Gün içi adisyon listesine tutar sırasıyla bakın.
• Bahşiş kasaya karışmış mı? Ustaya nakit verilen kart bahşişi çekmecede eksik gösterir.
• Farkı bulamazsanız tutarı ve olası sebebi not edin; ertesi gün tekrar bakın. Farkı gizlemek için kayıt silmeyin.

Farkın sebebini bulduğunuzda kaydı silip yeniden yazmak yerine düzeltin: yanlış yöntemle girilmiş ödemeyi düzeltin, unutulmuş gideri o günün tarihiyle girin. Kayıtların geçmişi bozulmadan kaldığında, aynı hatanın tekrar edip etmediğini de görebilirsiniz. Aynı tür fark sık tekrarlanıyorsa sorun kişide değil süreçtedir; örneğin kart bahşişi için ayrı bir kural koymak ya da kasadan para alınırken not düşmeyi zorunlu yapmak çoğu zaman yeterlidir.

Makastam'da gün sonu

Makastam'da gün içinde alınan her ödeme kasaya yöntemine göre işlenir. Kasa ve gider sayfasında tahsilatlar yönteme göre, elle kasa girişleri ve çıkışları, giderler ve net tutar ayrı ayrı görünür; bahşişler ciroya dahil edilmeden ayrıca gösterilir. Ustaya verilen avans kasadan çıkış olarak yazılır ve hakedişten düşer.

Gün sonu raporu ciroyu, ödeme yöntemlerini ve kasayı tek ekranda toplar; gün içindeki iskonto ve iptaller ile liste fiyatından farklı alınan satırlar da ayrı listelenir. Adisyon iptali ve iskonto yetki ve gerekçe ister, kimin yaptığıyla kayda geçer. Salon sahibine akşam gün sonu özeti e-posta ve bildirim olarak gelir; isterseniz Telegram'a da. Nakdi sayıp ekrandaki tutarla karşılaştırmak ise yine sizin işiniz: ekran olması gerekeni söyler, siz çekmecedekini sayarsınız.